Kannattaako Office 365 -ylläpito ulkoistaa?

Yritysten IT-infrat ovat remontissa: omilta palvelimilta halutaan siirtyä pilvipalveluihin, eikä omien konesalien pyörittäminen ole enää muodikasta. Suurena syynä on varmasti se, että Microsoft kannustaa organisaatiota Office 365 -alustalle ja Azureen kehittämällä pilvialustoja on-premises työkaluja nopeammin. Pilvipalveluihin siirtymisessä tulee vastaan kysymys: onko meillä osaamista ja resursseja hallinnoida pilvipalveluita itse vai ulkoistammeko ylläpidon kumppanille?

Isoilla organisaatioilla on luontevaa toimia IT-kumppanin kanssa pilvisiirtymässä, koska esimerkiksi Office 365:n laajamittainen käyttö vaatii aina suunnittelua. Ei ole pikkujuttu, kun sähköpostit, kalenterit, SharePoint-dokumentit ja intranet siirretään uuteen alustaan. Kuitenkin pienet ja puhtaalta pöydältä liikkeelle lähtevät uudet yritykset koittavat usein pärjätä itse Office 365:n kanssa. Mutta kannattaako se? Miten paljon työtä ja osaamista O365-ylläpito vaatii? Mitkä ovat ulkoistuksen suurimmat edut? Näihin kysymyksiin vastaa alla Inmicsin pilvipalvelujohtaja Jani Meuronen.

Mitä työtä Office 365:n ylläpito vaatii organisaatiolta?

Office 365:n ylläpito ei ole pelkkää suoraviivaista käyttäjätunnusten hallintaa. Kun koko organisaation tietotyö siirtyy pilveen, kyse on myös toimintatapojen suunnittelusta, käyttäjien tukemisesta sekä tietoturvan varmistamisesta ja valvonnasta.

Office 365:n hallinnassa on olennaista sopia ja opettaa käyttäjille ainakin seuraavat asiat:

  • Mikä on tärkein viestintäkanava? Vaihtoehtoja ovat Yammer, Teams tai SharePointin päälle rakennettu intranet.
  • Mikä on projektien ja tiimien kotipesä? Vaihtoehtoja ovat Teams, SharePointin työtilat sekä Project Online
  • Mitä käytäntöjä ja pelisääntöjä näihin palveluihin liittyy? Kuka saa perustaa uusia ryhmiä? Kuka saa hallita käyttöoikeuksia? Mitä sääntöjä liittyy ulkopuolisten henkilöiden kutsumiseen?

Tietoturvan suunnittelussa ja valvonnassa on olennaista toimia EU:n tietosuoja-asetuksen GDPR:n mukaisesti: kaiken henkilödatan hallintaan pitää olla selkeät prosessit ja dokumentaatio kunnossa. Office 365 -alustan asetukset pitää asettaa vastaamaan organisaation tietoturvavaatimuksia. Tästä kerroimme enemmän aiemmassa kirjoituksessa.

O365-alusta kehittyy jatkuvasti ja uusia sovelluksia ilmestyy käyttäjien saataville tasaiseen tahtiin. Ylläpitäjien tehtävänä on pysyä ajan tasalla alustan muutoksista sekä tarjota tietoa ja ohjeita sovellusten käytöstä. Ylläpitäjien on tärkeää kuunnella liiketoiminnan tarpeita ja suunnitella sovellusten parhaita käyttötapoja liiketoimintojen kanssa. Ylläpitäjä onkin konsultin roolissa liiketoimintaan nähden.

Alkoiko uuvuttaa? Office 365:n ylläpitäjän pitäisi olla tietotyön ja viestinnän konsultti, tietoturvan ja käyttäjähallinnan asiantuntija, kouluttaja sekä pitkäpinnainen help desk -työntekijä. Sen lisäksi pitäisi ehtiä seuraamaan Microsoftin road mappia ja testaamaan kaikki uudet sovellukset ennen muita. Aina pitäisi olla askel edellä muita.

Kenen kannattaa ulkoistaa ylläpito?

Alle 10 hengen organisaatiossa O365-ylläpito ei vaadi yleensä ulkopuolista apua, jos jollakulla organisaatiossa on ennestään kokemusta O365-alustasta. Pienellä porukalla on melko helppo sopia käytännöistä ilman, että data hajoaa ympäriinsä. Kuitenkin heti, kun yritys kasvaa, suunnitelmallisen toiminnan merkitys kasvaa. Muutoin sekoilu työkalujen käytössä aiheuttaa kaikille päänvaivaa, kun tieto ei löydy ja joka projektissa pitää opetella uudet toimintamallit. Käyttöoikeudet menevät ennen pitkää solmuun.

Yli 10 hengen organisaatioissa kannattaa siis harkita ylläpidon ulkoistusta, mikäli työpaikalla ei ole omia osaavia resursseja

  • suunnittelemaan työkalujen käyttöä liiketoiminnan kanssa
  • suunnittelemaan ja valvomaan tietoturvaa
  • hallitsemaan käyttäjätunnuksia ja käyttöoikeuksia palvelussa
  • tukemaan käyttäjiä päivittäisissä ongelmissa
  • seuraamaan aktiivisesti Microsoftin road mappia uusista sovelluksista

Mitkä ovat ulkoistuksen suurimmat edut?

Pilvipalveluiden ylläpidon ulkoistuksessa suurin etu on se, ettei organisaation sisälle tarvitse hankkia monenlaista osaamista, mitä ylläpito vaatii, eikä tätä osaamista tarvitse jatkuvasti ylläpitää. Osa ylläpidon tehtävistä vaatii syvää osaamista esimerkiksi tietoturvan suunnittelusta, kun taas Help Deskissä tarvitaan tarkkaa, työkalukeskeistä osaamista. Organisaation sisälle O365-ylläpitäjäksi pitäisi palkata joko lauma eritaustaisia ihmisiä tai yksi lehmänhermoinen monen alan superasiantuntija. Sellaista henkilöä tuskin on saatavilla eikä ihmislauman palkkaaminen kannata.

Ylläpidon ulkoistuksella saadaan konkretisoitua hyöty pilveen siirtymisestä: pärjätään hyvin kevyellä IT-osastolla. Kun koko pilven hallinta ulkoistetaan, organisaatio voi keskittyä täysin ydintoimintaansa eikä tukirakenteiden kasaamiseen.

Kumppanilla, kuten meillä Inmicsillä, on valmiina osaaminen, oikeat ihmiset ja käytännöt kaikkiin ylläpidon osa-alueisiin. Valvonta ja käyttäjätuki on mahdollista järjestää kellon ympäri jokaisena viikonpäivänä, mikä omilla resursseilla olisi vaikeaa.

Mitä palveluita Inmics tarjoaa pilvipalveluiden ylläpitoon?

Inmicsin pilvipalveluiden ylläpitopalvelun nimi on ”Hallitut pilvipalvelut”. Se tarkoittaa, että otamme hellään syleilyyn pilvipalveluistanne Office 365:n, Azuren ja Amazon Webservices –palvelut.

Hallitut pilvipalvelut
Jokaisella asiakkaallamme on erilaiset tarpeet pilvipalveluiden ylläpitoon riippuen organisaation koosta, liiketoiminta-alueesta sekä omista O365-alustaan sidotuista resursseista.

Hallitut pilvipalvelut –kokonaisuuteen kuuluu viisi eri osa-aluetta, joista voit valita teille tarpeelliset osiot. Lisäksi voit laajentaa palvelukokonaisuutta Inmicsin Upcare-tuoteperheen muilla palveluilla kuten InSupport-ylläpito-/reagointipalvelulla sekä valvonta- ja tietoturvapalveluilla. Näin saat kokonaisvaltaisen hallinnan ja ylläpidon pilvipalveluunne. Modulaarisuus mahdollistaa sen, että voit valita juuri teidän organisaatiollenne eniten lisäarvoa tuottavat palvelut.

Hallittujen pilvipalveluiden osa-alueet ovat:

  • Pilviarkkitehti käytössänne (OnDemand)
  • Itsepalveluportaali ja automaattiraportit
  • Hallintamallin suunnittelu ja ylläpito
  • Pilvitilin laskutus
  • Integraatiot pilvipalvelutiliin

 

 

 

 

 

 

 

 

Hallittujen pilvipalveluiden avulla pilvipalvelusi kulut ja tietoturva pysyvät hallinnassa. UpCare Lisäpalvelut käyttöönottamalla saat lisäksi ylläpidon ja SLA:n sekä valvonnan pilvipalvelutilinne palveluille. Lisäämällä vielä Tietoturvapalvelut mukaan pakettiin saat kokonaisvaltaisen seurannan pilvitilisi tietoturvasta kuukausittaisilla raportoinneilla. Tällä varmistetaan mm. GDPR:n tietoturvavaatimusten täyttyminen.

Meillä pilvipalvelun hallinta koostuu siis useasta eri palvelusta, joista voit koota sopivan paketin oman tarpeesi mukaisesti.

Lisäksi autamme asiakkaitamme tarpeen mukaan konsultointipalveluilla esimerkiksi siitä, miten O365-alusta toimii projektityön tukena.

Hallittuihin pilvipalveluihin siirtyminen alkaa aina käynnistysprojektilla. Jos teillä ei vielä ole käytössä haluamaanne pilvipalvelua kuten Office 365:ttä, perustamme tilin yhdessä ja otamme sen käyttöön. Jos teillä on jo käytössä haluamanne pilvipalvelu, teemme pilvipalvelun kartoituksen ja dokumentoinnin.

Pyydä meidät juttelemaan palveluistamme, jos olet etsimässä kumppania pilvipalveluiden ylläpitoon.

Näytä
Piilota