Ketterä projektinhallinta Office 365:ssä

Microsoft hemmottelee organisaatioita tarjoamalla ison kasan projektityöhön sopivia työkaluja Office 365 alustassa. Mutta miten Office 365 vastaa nykypäivän tärkeimpään projektinhallinnan trendiin eli ketteriin projekteihin? Tehdään pieni vilkaisu O365-paketin tarjontaan.

Mistä ketterissä projekteissa on kyse?

Ketterissä projekteissa työ tehdään pienissä toistuvissa jaksoissa, joihin kerätään kunkin jakson alkaessa kiireisimmät työt. Ketterä eli “agile” projektimalli poikkeaa perinteisestä vesiputousmallista, jossa edetään tehtävän tyypin mukaisissa isommissa vaiheissa: määrittely, toteutus, testaus.  Vesiputousmallin heikkoutena on vaiheiden pitkä kesto ja huono reagointikyky muutoksiin, joten agile-malli kehitettiin mahdollistamaan nopeat muutokset kesken projektin. Ketterät projektimallit saivat alkunsa IT-projekteista, mutta nykyään ketteryys on vallannut myös muita työn alueita, koska lopulta kaikessa työssä on kyse työn vaiheistuksesta ja hallinnasta.

Työjonon hallintaan Planner

Office 365 -sovelluksista ketterän projektin hallintaan istuu parhaiten Planner, joka on visuaalinen, helppokäyttöinen ja yksinkertainen tehtävienhallinnan työkalu. Se sopii ketteriin projektimenetelmiin, joissa halutaan tallentaa kehitettävään asiaan liittyvät kehitysideat kehitysjonoon (Product Backlog), josta kunkin jakson alussa valitaan siinä jaksossa toteutettavat asiat.

Plannerissa projektille voi määrittää tarvittavan määrän työjonoja ja niitä on helppo nimetä uudelleen. Yksinkertaisin malli on kolme rinnakkaista jonoa: kehitysjono, toteutettavat ja valmiit.

Jos halutaan hieman tarkempaa jakoa, jokaiselle jaksolle voidaan tehdä omat jononsa, jolloin voidaan etukäteen siirtää kehitysjonosta asioita tulevaisuuden jaksoille.

Jos projektissa halutaan tarkempaa tietoa kehitysidean etenemistä yksittäisen jakson sisällä, voidaan lisätä työn vaiheen mukaisia jonoja kuten määritelty, suunniteltu, testattu, toimitettu.

Projektille voi asettaa tehtäväjonoja, jotka tukevat valittua projektimenetelmää

Monissa organisaatioissa ketterissä projekteissa käytetään fyysistä seinää ja Post-it-lappuja työn hallintaan. Tämä malli ei kuitenkaan tue toista projektityön trendiä: etätyöskentelyä ja maantieteellisesti hajautuneita tiimejä. Siksi digitaaliset ”seinät” ja työjonot ovat nykypäivän modernissa työssä usein ehdottomat. Digitaalisessa seinässä on lisäksi enemmän älykkyyttä kuin Post-it-lapussa, koska Plannerin tehtävään voi lisätä vastuuhenkilön, deadlinen, check-box-listan, liitteitä ja kommentteja.

Yksittäiselle tehtävälle voi lisätä monipuolisesti sisältöä ja metatietoja

Tehtäviä voi siirtää jonosta toiseen asioiden edetessä, ja se onkin keskeisin työtä ohjaava asia ketterissä projekteissa. Toinen tärkeä projektitiimille ohjeistettava asia ketterissä projekteissa on, että tehtäviin pitää liittää aina viimeisin tieto ja dokumentaatio kyseisestä työstä, jotta tekijöiden aika säästyy tiedon kaivamiselta.

Planner tarjoaa projektipäällikölle koontinäkymän tehtävien tilasta. Järkevän seurannan saaminen vaatii, että jokaisella tehtävällä on aikataulu ja vastuuhenkilö, ja että tehtävän tilaa pidetään yllä (Aloittamatta, Työn alla, Valmis). Tehtäville kannattaa asettaa määräpäiväksi jakson loppupäivä, jotta raportista saa selville myöhässä olevat tehtävät.

Yksi projektipäällikön koontinäkymistä on yksinkertainen lista tehtävien tilasta

Jokainen työntekijä näkee Planner-sovelluksessa omalta kootulta My Tasks -sivultaan, mitä tehtäviä hänelle on määritelty eri projekteissa ja tiimeissä. Ihanteellista on, jos työpaikallasi useissa projekteissa ja tiimeissä aletaan hyödyntää Planneria, koska tällöin oman tehtävälistan seurannasta tulee käyttäjille luontevaa. Tarpeen mukaan käyttäjä voi tilata sähköposti-ilmoituksia Plannerista, jos omien tehtävien seuranta ja vaiheiden raportointi ei muuten pysy mielessä.

Milloin Planner ei riitä?

Planner ei tarjoa työkaluja resurssien hallintaan eikä tehtävien työmäärien arviointiin. Tämän vuoksi Planner ei sovi tarkkaa suunnittelua ja ennustettavuutta vaativiin agile-projekteihin, joissa on tarve nähdä tarkalleen, miten paljon kuhunkin jaksoon mahtuu töitä. Tällaiseen tarpeeseen ja Planneria tarkempaan projektinkulun raportointiin sopii paremmin esimerkiksi Microsoftin Team Foundation Server (TFS), joka ei ole osa O365-pakettia.

Jos taas on tarve hallinnoida useita projekteja ja niiden resursseja tai tehdä monipuolisia projektisuunnitelmia riippuvuuksineen, kannattaa kääntyä Project Onlinen suuntaan. Project Onlinen voi ostaa osaksi Office 365-pakettia.

Jos projektissa on organisaation ulkopuolisia käyttäjiä kuten freelancereita, asiakkaita tai kumppaneita, Planneriin ei voi toistaiseksi kutsua heitä. Ulkoisten käyttäjien kutsumismahdollisuus on kuitenkin Microsoftilla suunnitelmissa.

Teams ryhmätyön keskukseksi projektitiimille

O365 tarjoaa työkalut myös varsinaiseen työskentelyyn, eli projektin dokumenttien hallintaan sekä projektin jäsenten väliseen viestintään. Tässä kohtaa tulee vastaan valinnanvaraa: keskusteluja ja dokumentteja voi sijaita useissa paikoissa O365-alustassa. Siksi projekteille kannattaa ehdottaa yhtenäiset, selkeät käytännöt.

Käyttäjälähtöisin vaihtoehto on tarjota projektin jäsenille yksi paikka tiimityön keskukseksi. Teams-ryhmäkeskustelualusta on siihen monipuolisin ratkaisu. Teamsissa keskustelua käydään projektille luoduissa kanavissa, joita IT-projektissa voisivat olla esim. ”projektinhallinta”, ”määrittely” ja ”toteutus”. Kanavia voi luoda lennossa lisää tarpeen mukaan. Ryhmän kanssa voi aloittaa myös Online-kokouksen.

Kullakin kanavalla Teamsissa on dokumenttikirjasto, jossa voi työstää projektin yhteisiä dokumentteja. Lisäksi projekti voi muokata omaa Teams-näkymää lisäämällä välilehtiä kanaviin. Ainakin ryhmän Planner-suunnitelma kannattaa lisätä välilehdeksi, jolloin projektitiimin ei tarvitse erikseen vierailla Planner-sovelluksessa.

Teams-kanavassa voi näyttää ryhmän Planner-suunnitelman yhtenä välilehtenä

Mikä parasta, Teams-ryhmään voi kutsua myös ulkopuolisia käyttäjiä, joten projektissa mukana olevat asiakkaat tai kumppanit pääsevät mukaan keskusteluihin. Ulkoisten käyttäjien kirjautuminen onnistuu vain Azure AD –tiliä käyttäen. Esimerkiksi IT-projektissa työ tehostuu huomattavasti, kun IT-toimittaja voi kysyä määrittelyn tarkennuksia asiakkaalta nopeasti, eikä tarvitse odottaa seuraavaa kokousta. Asiakas taasen voi pallotella ideoitaan toimittajan kanssa heti, kun idea syntyy.

SharePoint-työtila taustalla

Jokaiselle projektille syntyy myös SharePoint-työtila Teams-tiimin tai Planner-suunnitelman kylkeen. SharePoint-työtilan dokumenttikirjastoon syntyy automaattisesti kansio jokaiselle Teams-kanavalle, eli dokumentit sijaitsevat fyysisesti siellä. Käyttäjän ei välttämättä tarvitse tätä tietää, eli dokumentteja voi käyttää pelkästään Teamsin kautta.

Jos kuitenkin projektiryhmällä on tarvetta monipuolisille SharePoint-ominaisuuksille, kuten dokumenttien metatiedoille, luettelomuotoiselle tiedon hallinnalle tai modernien työtilojen visuaalisille uutisille, kannattaa projektiryhmälle opettaa myös työtilan käyttö. Valitettavasti SharePoint-työtilassa ei saa näytettyä Teamsin keskusteluja tai Planner-suunnitelmaa, joten työtilasta ei saa tehtyä ainoaa keskusta projektille.

Jos SharePoint-työtilat ovat organisaatiollesi tuttuja, ja tuntuu luontevalta jatkaa niiden käyttöä projektien keskipisteenä, voi Teams-keskustelut korvata myös Yammer-ryhmillä, koska Yammer-ryhmän saa helposti nostettua työtilan etusivulle. Yammer toimii mainiosti keskustelualustana, mutta ei mahdollista kanavien luontia yksittäiselle ryhmälle.

Kuten Teams-ryhmään, myös SharePoint-työtilaan voi kutsua ulkopuolisia käyttäjiä. Nämä voivat kirjautua joko Microsoft-tiliään tai työpaikan tai oppilaitoksen tiliään käyttäen. Tämä helpottaa etenkin dokumenttien työstämistä yhdessä asiakkaiden tai kumppanien kanssa. Myös Yammer-ryhmään voi kutsua ulkopuolisia käyttäjiä muista O365-organisaatioista.

 Microsoft Bookings kokousaikojen sopimiseen

Viimeisenä esittelen O365-paketin uuden tulokkaan, joka helpottaa kahden organisaation välisessä projektissa yhteisten kokousaikojen löytämistä. Bookings on alun perin suunniteltu palvelemaan esimerkiksi kampaamoyrittäjien ajanvarausta. Bookings luo julkisen verkkosivuston taustalla olevan kalenterin päälle. Palvelua tilaava henkilö valitsee verkkosivustolla ensin haluamansa palvelun. Hänelle näytetään kyseistä palvelua varten vapaana olevat ajat, joista hän voi valita itselleen sopivan.

Projektityössä Bookings-sovellus toimii projektipäälliköiden välisenä työkaluna, eli yleensä toimittajaorganisaation projektipäällikkö lisää kalenteriin omalle organisaatiolleen sopivat ajat, joista asiakas voi valita heidän projektijäsenilleen sopivat. Olen varma, että asiakas kokee tämän helpottavana palveluna verrattuna siihen, että pitäisi järjestää kokous palavereiden sopimista varten.

Yhteenveto

Ketterän projektin työjonoa voi hallita sujuvasti Office 365 -sovelluksessa Plannerissa. Monipuolisemmat työkalut projektien hallintaan saa Project Online -sovelluksesta, jota kannattaa harkita, jos on tarvetta hallita useita projekteja ja niiden resursseja.

Projektitiimin arkiseen työntekoon kannattaa valita O365-sovelluksista yksi selkeä keskus, joka on tiimin jäsenillä aina auki. Selkein valinta on Teams, jossa voi keskustella tekstipohjaisesti tai online-palaverissa tiimin kanssa. Teamsissa voi näyttää myös muiden sovellusten sisällöt, kuten Planner-suunnitelman ja SharePoint-dokumentit omina välilehtinään.

Kirsikkana kakun päälle asiakasprojekteja tekevien kannattaa ottaa käyttöön Microsoft Bookings -sovellus kokousaikojen sopimiseen.

Ota yhteyttä, jos kaipaat selkeytystä projektien hallinnan työkaluihin työpaikallasi. Autamme valitsemaan oikeat välineet tilanteenne mukaan.

Näytä
Piilota